Порядок оформления и сдачи финансовых отчетов

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ И СДАЧИ ФИНАНСОВЫХ ОТЧЕТОВ ПО СПОРТИВНЫМ МЕРОПРИЯТИЯМ

При сдаче финансового отчета по спортивному мероприятию необходимо представить финансовый отчет с указанием фактических расходов заверенный подписью руководителя и печатью.

Фактические расходы, указанные в смете, должны быть подтверждены копиями первичных документов , заверенные подписью руководителя и печатью.

«Услуги изготовления полиграфической продукции» (афиши, вымпелы, грамоты, пригласительные билеты) — договор с указанием для какого мероприятия изготавливается продукция, счет-фактура, акт выполненных работ и товарная накладная. Платежное поручение или кассовый чек. Для пригласительных билетов: Акт списания с указанием наименования мероприятия, наименования товара, количества, суммы согласно товарной накладной. Грамоты и вымпелы можно включить в ведомость на выдачу командных и личных призов. Для афиш: договор (только с учреждением, имеющим право и лицензию на распространение и расклейку афиш  МУП «Городской центр размещения рекламы»), акт выполненных работ с указанием сроков, количества афиш, платежное поручение или кассовый чек. Если небольшое количество афиш не было расклеено, предоставить акт списания с указанием кому, куда, в каком количестве и на какую сумму они были распространены.

«Услуги спортсооружений», «Услуги ведущего, предоставления звуковой аппаратуры» — договор с указанием названия и сроков мероприятия, счет-фактура, акт выполненных работ с указанием сроков, количества часов в день и количества дней, цены за час, платежное поручение или кассовый чек.

«Подготовка трассы (места проведения)» — договор, счет-фактура, акт выполненных работ с указанием названия мероприятия, сроков, количества дней, количества часов в день, цены за час, платежное поручение или кассовый чек

«Скорая помощь» — договор  (только с медицинским учреждением) с указанием для какого мероприятия, счет-фактура, акт выполненных работ с указанием количества бригад, сроков, количества дней и часов в день, платежное поручение или кассовый чек

«Услуги автотранспорта» — договор с указанием названия мероприятия и сроков выполнения работ, копия лицензии на право перевозки людей, счет-фактура, акт выполненных работ с указанием сроков и количества дней, реестр путевых листов, путевые листы с указанием количества отработанных часов, платежное поручение или кассовый чек

Командировочные расходы» — проездные документы,  командировочные удостоверения с отметками о прибытии и убытии.

«Призы» — копии документов по приобретению вещевых призов (договор, счет-фактура, накладная, платежное поручение или кассовый чек) и раздаточная ведомость. Для командных призов: с указанием названия команды, Ф.И.О представителя команды, место, наименование приза, стоимость, количество, роспись. Для личных призов: Ф.И.О., место, наименование приза, стоимость, количество, роспись. В эти же ведомости можно включать грамоты и вымпелы. Наличные деньги взамен призов выдавать не разрешается.

«Канцелярские товары» — копии документов по приобретению товаров (договор, счет-фактура, накладная, платежное поручение или кассовый чек), акт списания с указанием наименования мероприятия, наименования товара, количества, суммы  согласно товарной накладной.

«Размещение» — Для мероприятий проводимых в Саратове: договор с указанием наименования и сроков мероприятия, счет-фактура, акт выполненных работ с указанием сроков, количества дней, количества проживающих; список проживающих с датами заезда и выезда, заверенный печатью и подписью с места размещения.

«Размещение в командировке» Счет из гостиницы установленной формы (или счет фактура и акт выполненных работ), с указанием сроков, количества проживающих, номеров комнат, количества суток, цены за сутки, общей суммы и кассовый чек.

«Питание», «Суточные» — ведомость на выдачу наличных, с указанием наименования мероприятия, сроков проведения, город, Ф.И.О., паспортные данные, за какие числа, стоимости одного дня, общей суммы, росписи получателей, дата и роспись ответственного за выдачу.

«Заработная плата судей» — договоры с судьями с указанием наименования мероприятия, сроков выполнения работ, суммы. Табель учета рабочего времени, расчетная ведомость, свод по налогам, ведомость на выдачу заработной платы, копии платежных поручений по налогам. Если в смете заложена заработная плата, Выплата питания взамен заработной платы не разрешается.

«Питание судей»;

— договор (с указанием названия мероприятия, даты) с организацией осуществляющей питание, меню, акт выполненных работ, списочный состав судей, получивших питание платежное поручение подтверждающее оплату;

— ведомость на выдачу наличных, с указанием наименования мероприятия, сроков проведения, город, Ф.И.О., паспортные данные, за какие числа, стоимости одного дня, общей суммы, росписи получателей, дата и роспись ответственного за выдачу. Табель учета рабочего времени обязателен.

В финансовом отчете укажите контактный телефон исполнителя.

Требования, предъявляемые к отчетам по исполнению смет расходов на мероприятия, проводимые исполнителем

1.     Отчеты представляются в бухгалтерию (спортивные — в спортивный отдел) ГАУ СО «Управление спортивными мероприятиями»

2.     Отчет составляется отдельно по каждой смете, с указанием номера и даты утверждения сметы.

3.     К спортивным отчетам по мероприятиям прилагаются:

Список участников;
Протоколы соревнований и (или) итоговую таблицу с синей печатью проводящей организации;
График проведения соревнований, количество игр (для игровых видов спорта);
Письменный отчет о проведении мероприятия в произвольной форме;

4.     К бухгалтерским отчетам прилагаются документы:

Финансовый отчет с указанием планируемых и фактических расходов по каждой смете в произвольной форме.
Справка медицинского учреждения на участников с весом более 90кг., рост выше 190см (при обеспечении питанием);
Копии командировочного удостоверения и проездных документов.
Копии документов, подтверждающих факт оплаты за товарно-материальные ценности, работы, услуги (договор, платежное поручение, бланк строгой отчетности, кассовый чек);
Копии документов, подтверждающих факт получения товарно- материальных ценностей, работ, услуг (накладная, счет-фактура, акт приема – сдачи работ);
Акты на списание (призов, канцтоваров, других организационных расходов.)
Подробное назначение призов, перечень канцтоваров с указанием цены, количества
Нормативно- правовые документы расхода ГСМ

5.     При расходовании средств на представление работ (услуг) обязательно предоставление копии договоров.

6.     Документы, подтверждающие расходование средств, должны иметь все необходимые реквизиты, согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете».

7.     В документах на выдачу (получение) товарно — материальных ценностей и денежных средств обязательны подписи ответственных лиц и лиц, получивших ТМЦ и денежные средства.

8.     Возмещение расходов производится в пределах норм, установленных законодательством и утвержденных министерством по развитию спорта, физической культуры и туризма.

9.     Для отчетов по командировкам за пределы РФ обязательны:

Копия загранпаспорта с отметкой о пересечении границы (всех командируемых)
Официальная справка-перевод содержания всех предоставляемых документов;
Справка ЦБРФ о курсе валют на момент покупки в Банке.

10. Для подтверждения расхода средств на приобретение ГСМ обязательно наличие путевых листов с заполнением всех обязательных реквизитов.

11. При начислении з/пл. судьям предоставляются :

Ведомость начисления з/пл;
Платежная ведомость на выдачу денежных ср -в (со всеми заполненными реквизитами);
Копии платежных поручений на перечисление налогов;
Табель явки судей с указанием и подтверждением их категории;
Копии договоров с судьями;

12.При предоставлении документов на питание и проживание необходимо указывать:

Количество дней
Количество человек с указанием Ф.И.О. проживающих
Стоимость питания (отдельной строкой)
Стоимость проживания (отдельной строкой)
Общая сумма
Документ, подтверждающий факт оплаты данной квитанции (счета)

Все документы для финансового отчета представляются в виде ксерокопий, заверенных синей печатью организации — получателя бюджетных средств.